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Executive Administrative Assistant – Japan Supply Chain

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Posting Date:
End Date:
Job ID:
2507036774W
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Kenvue is currently recruiting for a:

Executive Administrative Assistant – Japan Supply Chain

What we do

At Kenvue, we realize the extraordinary power of everyday care. Built on over a century of heritage and rooted in science, we’re the house of iconic brands - including NEUTROGENA®, AVEENO®, TYLENOL®, LISTERINE®, JOHNSON’S® and BAND-AID® that you already know and love. Science is our passion; care is our talent.

Who We Are

Our global team is ~ 22,000 brilliant people with a workplace culture where every voice matters, and every contribution is appreciated.  We are passionate about insights, innovation and committed to delivering the best products to our customers. With expertise and empathy, being a Kenvuer means having the power to impact millions of people every day. We put people first, care fiercely, earn trust with science and solve with courage – and have brilliant opportunities waiting for you! Join us in shaping our future–and yours. For more information, click here.

Role reports to:

Senior Director Operations, Japan

Location:

Asia Pacific, Japan, Tokyo-To, Chiyoda

Work Location:

Hybrid

What you will do

職種名：エグゼクティブアドミニストレーティブアシスタント（日本サプライチェーン部門）
勤務地：日本・東京
部門：サプライチェーン
雇用形態：契約社員

【Who we are】
私たちKenvueは、日々のケアが持つ驚くべき力を信じています。100年以上の伝統と科学に根ざし、Neutrogena®, Aveeno®, Tylenol®, Listerine®, Johnson’s® and BAND-AID®など、皆様がすでにご存じでご愛用いただいているアイコニックなブランドを提供しています。科学は私たちの情熱であり、ケアは私たちの才能です。私たちのグローバルチームは、インサイトとイノベーションに情熱を注ぎ、最高の製品をお客様にお届けすることに全力を注ぐ、多様で優秀な22,000人以上の社員で構成されています。専門知識と共感力を備えたKenvuerであることは、毎日何百万人もの人々の生活に影響を与える力を持つことを意味します。私たちは、人を第一に考え、全身全霊をもってケアし、サイエンスで信頼を獲得し、勇気をもって解決します。私たちとあなた自身の未来を、共に切り開いていきましょう。

【ポジション概要】

日本サプライチェーンのリーダーシップチームを支える、主体的かつ高い組織力を持つエグゼクティブアドミニストレーティブアシスタントを募集しています。
本ポジションは、管理業務、イベントの企画運営、デジタルサポートを通じて、部門運営の円滑化において重要な役割を果たします。
理想的な候補者は、細部に気を配れるテック志向の方で、変化の速いダイナミックな環境で活躍できる方です。

【主な職務内容】

■ エグゼクティブおよびチームサポート

  • 日本サプライチェーン責任者およびリーダーシップチームへの幅広いアドミニストレーションサポート

  • カレンダー管理、会議スケジューリング、出張手配

  • 会議アジェンダ作成、議事録作成、フォローアップの実施

■ イベント・エンゲージメントの企画運営

  • 社内イベント（タウンホール、チームミーティング、オフサイトなど）の企画・実行

  • 社内関係者との連携による、イベントの円滑な運営、コミュニケーション、エンゲージメントの促進

  • 海外・地域本社からの来客対応（アジェンダ作成、ロジスティクス、ホスピタリティなど）

■ デジタル＆分析サポート

  • Excel、Power BIなどの分析ツールを用いたダッシュボード・レポート・プレゼン資料の作成サポート

  • オペレーションや戦略的取り組みのためのデータ収集・分析支援

  • サプライチェーンチームが活用するデジタルツール・プラットフォームの維持・管理支援

■ オフィス＆ベンダー連携

  • 施設管理部門や外部業者との連携によるオフィス関連業務やイベントロジスティクスの調整

  • 購買依頼（PO）、経費報告、チームアクティビティに関わる予算管理サポート

【応募資格】

  • 管理業務またはエグゼクティブアシスタントとしての実務経験（多国籍企業やサプライチェーン部門での経験尚可）

  • 高い組織力とマルチタスク対応能力、細部への注意力

  • 日本語（ネイティブレベル）および英語（日常会話レベル以上）での優れたコミュニケーション能力

  • Microsoft Office（Outlook、Excel、PowerPoint）スキル、およびPower BIやSharePoint等のデジタルツールに対する理解

  • 機密情報を適切に取り扱う能力

【歓迎要件】

  • 部門横断的なチームやシニアリーダーのサポート経験

  • デジタルトランスフォーメーションやデータ分析への関心・経験

  • チームエンゲージメントと業務改善への熱意、協働的な姿勢

Kenvueは、機会均等雇用主であることを誇りに思っています。すべての有資格者は、人種、肌の色、宗教、性別、性的指向、性自認、年齢、国籍、退役軍人の地位、またはその他の法的に保護された特性に関係なく、ビジネスニーズ、職務要件、および個人の資格に基づいて雇用の検討を受けます。

Job Description: Executive Administrative Assistant – Japan Supply Chain

Location: Tokyo, Japan

Department: Supply Chain

Reports To: Head of Japan Supply Chain

Position Summary:

We are seeking a proactive and highly organized Executive Administrative Assistant to support the Japan Supply Chain leadership team. This role is pivotal in ensuring smooth operations through administrative excellence, event coordination, and digital support. The ideal candidate is detail-oriented, tech-savvy, and thrives in a dynamic, fast-paced environment.

Key Responsibilities:

Executive & Team Support

- Provide comprehensive administrative support to the Head of Japan Supply Chain and leadership team.

- Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements.

- Prepare meeting agendas, minutes, and follow-up actions.

Event & Engagement Coordination

- Organize and execute internal events such as townhalls, team gatherings, and offsites.

- Collaborate with internal stakeholders to ensure seamless logistics, communications, and engagement.

- Support planning and hosting of regional and global visitors, including agenda setting, logistics, and hospitality.

Digital & Analytics Support

- Assist in the preparation of dashboards, reports, and presentations using tools such as Excel, Power BI, or other analytics platforms.

- Support data collection and analysis for operational and strategic initiatives.

- Help maintain digital tools and platforms used by the Supply Chain team.

Office & Vendor Coordination

- Liaise with facilities and vendors for office-related needs and event logistics.

- Manage purchase orders, expense reports, and budget tracking for team activities.

Qualifications:

- Proven experience in an administrative or executive assistant role, preferably in a multinational or supply chain environment.

- Strong organizational and multitasking skills with attention to detail.

- Excellent communication skills in Japanese( Native level) and English(over conversation level).

- Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, PowerPoint) and familiarity with digital tools (e.g., Power BI, SharePoint).

- Ability to handle confidential information with discretion.

Preferred Attributes:

- Experience supporting cross-functional teams and senior leaders.

- Interest or background in digital transformation or analytics.

- A collaborative, can-do attitude with a passion for team engagement and operational excellence.

If you are an individual with a disability, please check our Disability Assistance page for information on how to request an accommodation.