Executive Administrative Assistant – Japan Supply Chain

Executive Administrative Assistant – Japan Supply Chain

我们做什么

在 Kenvue，我们意识到日常护理的非凡力量。我们以一个多世纪的传统为基础，植根于科学，是标志性品牌的品牌 - 包括您已经熟悉和喜爱的 NEUTRGENA®、AVEENO、TYLENOL®®、LISTERINE®、JOHNSON'S® 和 BAND-AID®。科学是我们的热情所在;关心就是我们的才能。

我们是谁

我们的全球团队由 ~ 22,000 名才华横溢的员工组成，他们的职场文化中，每个声音都很重要，每一个贡献都受到赞赏。 我们热衷于洞察， 创新并致力于为我们的客户提供最好的产品。凭借专业知识和同理心，成为 Kenvuer 意味着每天有能力影响数百万人。我们以人为本，热切关怀，以科学赢得信任，以勇气解决——有绝佳的机会等着您！加入我们，塑造我们和您的未来。有关更多信息，请单击 here.

Role reports to：

Senior Director Operations, Japan

位置：

Asia Pacific, Japan, Tokyo-To, Chiyoda

工作地点：

混合

你会做什么

職種名：エグゼクティブアドミニストレーティブアシスタント（日本サプライチェーン部門）
勤務地：日本・東京
部門：サプライチェーン
雇用形態：契約社員

【Who we are】
私たちKenvueは、日々のケアが持つ驚くべき力を信じています。100年以上の伝統と科学に根ざし、Neutrogena®, Aveeno®, Tylenol®, Listerine®, Johnson’s® and BAND-AID®など、皆様がすでにご存じでご愛用いただいているアイコニックなブランドを提供しています。科学は私たちの情熱であり、ケアは私たちの才能です。私たちのグローバルチームは、インサイトとイノベーションに情熱を注ぎ、最高の製品をお客様にお届けすることに全力を注ぐ、多様で優秀な22,000人以上の社員で構成されています。専門知識と共感力を備えたKenvuerであることは、毎日何百万人もの人々の生活に影響を与える力を持つことを意味します。私たちは、人を第一に考え、全身全霊をもってケアし、サイエンスで信頼を獲得し、勇気をもって解決します。私たちとあなた自身の未来を、共に切り開いていきましょう。

【ポジション概要】

日本サプライチェーンのリーダーシップチームを支える、主体的かつ高い組織力を持つエグゼクティブアドミニストレーティブアシスタントを募集しています。
本ポジションは、管理業務、イベントの企画運営、デジタルサポートを通じて、部門運営の円滑化において重要な役割を果たします。
理想的な候補者は、細部に気を配れるテック志向の方で、変化の速いダイナミックな環境で活躍できる方です。

【主な職務内容】

■ エグゼクティブおよびチームサポート

• 日本サプライチェーン責任者およびリーダーシップチームへの幅広いアドミニストレーションサポート

• カレンダー管理、会議スケジューリング、出張手配

• 会議アジェンダ作成、議事録作成、フォローアップの実施

■ イベント・エンゲージメントの企画運営

• 社内イベント（タウンホール、チームミーティング、オフサイトなど）の企画・実行

• 社内関係者との連携による、イベントの円滑な運営、コミュニケーション、エンゲージメントの促進

• 海外・地域本社からの来客対応（アジェンダ作成、ロジスティクス、ホスピタリティなど）

■ デジタル＆分析サポート

• Excel、Power BIなどの分析ツールを用いたダッシュボード・レポート・プレゼン資料の作成サポート

• オペレーションや戦略的取り組みのためのデータ収集・分析支援

• サプライチェーンチームが活用するデジタルツール・プラットフォームの維持・管理支援

■ オフィス＆ベンダー連携

• 施設管理部門や外部業者との連携によるオフィス関連業務やイベントロジスティクスの調整

• 購買依頼（PO）、経費報告、チームアクティビティに関わる予算管理サポート

【応募資格】

• 管理業務またはエグゼクティブアシスタントとしての実務経験（多国籍企業やサプライチェーン部門での経験尚可）

• 高い組織力とマルチタスク対応能力、細部への注意力

• 日本語（ネイティブレベル）および英語（日常会話レベル以上）での優れたコミュニケーション能力

• Microsoft Office（Outlook、Excel、PowerPoint）スキル、およびPower BIやSharePoint等のデジタルツールに対する理解

• 機密情報を適切に取り扱う能力

【歓迎要件】

• 部門横断的なチームやシニアリーダーのサポート経験

• デジタルトランスフォーメーションやデータ分析への関心・経験

• チームエンゲージメントと業務改善への熱意、協働的な姿勢

Kenvueは、機会均等雇用主であることを誇りに思っています。すべての有資格者は、人種、肌の色、宗教、性別、性的指向、性自認、年齢、国籍、退役軍人の地位、またはその他の法的に保護された特性に関係なく、ビジネスニーズ、職務要件、および個人の資格に基づいて雇用の検討を受けます。

Job Description: Executive Administrative Assistant – Japan Supply Chain

Location: Tokyo, Japan

Department: Supply Chain

Reports To: Head of Japan Supply Chain

Position Summary:

We are seeking a proactive and highly organized Executive Administrative Assistant to support the Japan Supply Chain leadership team. This role is pivotal in ensuring smooth operations through administrative excellence, event coordination, and digital support. The ideal candidate is detail-oriented, tech-savvy, and thrives in a dynamic, fast-paced environment.

Key Responsibilities:

Executive & Team Support

- Provide comprehensive administrative support to the Head of Japan Supply Chain and leadership team.

- Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements.

- Prepare meeting agendas, minutes, and follow-up actions.

Event & Engagement Coordination

- Organize and execute internal events such as townhalls, team gatherings, and offsites.

- Collaborate with internal stakeholders to ensure seamless logistics, communications, and engagement.

- Support planning and hosting of regional and global visitors, including agenda setting, logistics, and hospitality.

Digital & Analytics Support

- Assist in the preparation of dashboards, reports, and presentations using tools such as Excel, Power BI, or other analytics platforms.

- Support data collection and analysis for operational and strategic initiatives.

- Help maintain digital tools and platforms used by the Supply Chain team.

Office & Vendor Coordination

- Liaise with facilities and vendors for office-related needs and event logistics.

- Manage purchase orders, expense reports, and budget tracking for team activities.

Qualifications:

- Proven experience in an administrative or executive assistant role, preferably in a multinational or supply chain environment.

- Strong organizational and multitasking skills with attention to detail.

- Excellent communication skills in Japanese( Native level) and English(over conversation level).

- Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, PowerPoint) and familiarity with digital tools (e.g., Power BI, SharePoint).

- Ability to handle confidential information with discretion.

Preferred Attributes:

- Experience supporting cross-functional teams and senior leaders.

- Interest or background in digital transformation or analytics.

- A collaborative, can-do attitude with a passion for team engagement and operational excellence.

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